O que é Gerenciamento de Projetos

O que é um Projeto

        
           Hoje vamos orientar a todos sobre alguns conceitos básicos de Gerenciamento de Projetos. Inicialmente, vou mencionar as palavras do grande autor Ricardo Vargas sobre a definição de um projeto (Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos):

“Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade.”

A definição de temporário se dá pois um projeto deve ter início e final definidos (ciclo de vida), ou seja, seu objetivo deve ser realizado a um determinado tempo. A decisão se o projeto está concluído ou não será feita comparando-se os objetivos e as entregas definidas em seu início, no plano de projeto.

            Os projetos também devem dar origem a serviços ou produtos novos e exclusivos, não produzidos anteriormente. A singularidade é característica fundamental das entregas do projeto. Cabe ressaltar porém que podem haver elementos repetitivos durante a execução do projeto.

            Outra característica fundamental do gerenciamento de projetos, segundo o PMBOK, é a elaboração progressiva. Um projeto deve ser sempre desenvolvido em etapas cuidadosamente organizadas e coordenadas, com encadeamento lógico. Dessa forma, as metas e resultados esperados de cada fase devem estar bem evidenciados, permitindo o acompanhamento e controle precisos.

            Após a identificação dos conceitos citados anteriormente, pode-se ter uma visão clara das diferenças entre um projeto e operações contínuas. Apesar de compartilharem semelhanças como a realização por pessoas e as fases de planejamento, execução e controle, um projeto se diferencia das operações devido sua temporariedade e exclusividade. As operações, portanto, são cotidianas, contínuas e repetitivas. Além disso, um projeto tem um objetivo determinado, que ao ser alcançado finaliza suas atividades. As operações contínuas têm o objetivo de manter o negócio. A tabela abaixo fornece um comparativo de características entre projetos e operações contínuas:

Tabela 1 – Projetos versus operações contínuas

PROJETOS	OPERAÇÕES CONTÍNUAS
Início e fim definidos	Sem início e fim definidos
Temporário por natureza	Contínuo
Produz um só produto ou serviço	Produz o mesmo produto ou serviço ininterruptamente
Os recursos são exclusivamente para o projeto	Os recursos são exclusivos das operações
O encerramento é definido por critérios específicos	Os processos não são encerrados

            As características exclusivas e fundamentais dos projetos mostram a real necessidade de haver uma forma específica de trabalhar. Ou seja, é necessário que a organização ou empresa defina uma forma de gerenciar seus projetos. São necessárias  a aplicação do conhecimento, ferramentas, técnicas e métodos para atender aos requisitos do projeto e a satisfação do cliente, por meio de planejamento, execução, monitoração e controle dos resultados. O Guia PMBOK define que gerenciar um projeto inclui:

1. Identificação das atividades;
2. Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis;
3. Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo;
4. Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas.

Os Processos de um Projeto

            Todos os projetos, sejam de qual natureza forem, possuem sempre cinco grupos de processos (fases) dentro do gerenciamento de projetos: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento. Essas fases caracterizam o ciclo de vida de um projeto, que nada mais é do que a reunião de todas as fases reunidas do início ao fim. A transição entre cada fase do projeto permite a verificação se o projeto está progredindo conforme o planejado. Dentro de cada fase, definem-se as principais atividades a serem realizadas e as suas entregas necessárias, sendo os resultados insumos para o grupo de processos seguinte. Essas atividades e entregas são sempre integradas, de uma fase para outra, portanto o os processos de gerenciamento funcionam de certa forma como um ciclo PDCA (planejar, fazer, verificar, agir). A figura mostra a complexidade de um projeto representada sobre um ciclo PDCA elaborado e expandido, conforme Guia PMBOK:

Figura 1 – Mapeamento entre os grupos de processos de gerenciamento de projetos e o ciclo PDCA.

            O processo de Iniciação é o primeiro grupo, sendo o ponto de encomenda, aprovação e iniciação do projeto. A organização verifica determinadas necessidades, define quais projetos a executar, empenha os recursos e define as melhores formas de condução para um projeto escolhido. As principais atividades dessa etapa são:

1. Definir as metas principais do projeto;
2. Definir critérios de seleção do projeto;
3. Nomear o gerente do projeto;
4. Redigir o termo de abertura do projeto;
5. Obter a liberação do termo de abertura.

            A segunda etapa de um projeto é o processo de Planejamento. Os planos de projeto são documentados, as entregas e os requisitos são definidos, é elaborado o orçamento do projeto e criado o seu cronograma. De forma geral, aqui se define a todos os envolvidos do projeto para onde irão e como chegarão ao objetivo. Portanto, planejam-se todas as ações necessárias para atingir o escopo. Abaixo seguem algumas das atividades principais da etapa:

1. Definir as entregas do projeto;
2. Redigir e publicar uma declaração de escopo;
3. Definir as atividades, os recursos necessários, as estimativas do projeto e o orçamento do projeto;
4. Elaborar um cronograma.

            O processo de Execução, segundo o Guia PMBOK, integra as pessoas e os outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto. As equipes são montadas, as tarefas são atribuídas e o trabalho é realizado. Nessa etapa a maior parte dos recursos é aplicada e há o maior consumo do orçamento. Vargas sintetiza como a fase na qual se materializa tudo aquilo que foi planejado. Abaixo, algumas atividades fundamentais:

1. Criar, dirigir e chefiar a equipe de projeto;
2. Realizar reuniões e fornecer informações do projeto;
3. Gerenciar o progresso do projeto;
4. Implantar procedimentos de garantia da qualidade.

            O processo de Monitoramento e Controle é quarta etapa fundamental do gerenciamento de projetos. É medido e monitorado o progresso e o desempenho do projeto para garantir não haver desvios em relação aos resultados esperados no plano do projeto. Dessa forma, podem ser aplicadas mudanças e ações corretivas para alinhar o os resultados com os objetivos. Algumas ações a serem realizadas nessa fase:

1. Comparar o desempenho com o plano;
2. Tomar providências corretivas ao visualizar desvios e avaliar a eficácia das ações;
3. Garantir que o progresso do projeto continue segundo o planejamento;
4. Examinar e implantar a solicitação de mudanças.

            A última fase de um projeto é o Fechamento ou Encerramento, na qual se formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e são documentadas as lições aprendidas e os registros do projeto. Algumas ações principais da etapa são:

1. Obter a aceitação das entregas do projeto;
2. Arquivas registros do projeto e documentar as lições aprendidas;
3. Formalizar o encerramento do projeto e liberar os recursos.

            O importante é ressaltar que existe uma total interação entre todas as etapas de um projeto e que algumas das etapas por certas vezes se repetem. A Figura 2 mostra essa interação, caracterizando como os insumos e resultados influenciam em cada etapa anterior ou posterior.

Figura 2 – Grupo de processos de gerenciamento de projetos

Áreas de Conhecimento

            Um pequeno resumo sobre as áreas de conhecimento é válido para a introdução ao Gerenciamento de Custos. O Guia PMBOK define nove áreas de conhecimento no gerenciamento de projetos: escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, risco, comunicações, aquisições e integração. Todas essas áreas são interligadas e um projeto somente atinge seu sucesso quando o quebra-cabeça dessas interações é montado perfeitamente. A figura ilustra o quebra-cabeça de áreas envolvidas em um projeto.

Figura 3 – Áreas de Conhecimento em Projetos

            O gerenciamento da integração é responsável por identificar, definir e coordenar os diversos processos de gerenciamento dentro de cada grupo.  Existem as quatros grandes áreas definidas como as principais restrições em projetos: tempo (processos necessários para que o projeto termine no prazo definido), escopo (definição e controle dos processos necessários para garantir que todo o trabalho seja executado), qualidade (processos para satisfazer as necessidades de todos clientes envolvidos no projeto) e custo (processos de planejamento, estimativas, orçamentação e controle de custos).

            As outras áreas também são de fundamental importância e complementam as áreas anteriores.  Os recursos humanos tratam dos processos para organizar e gerenciar a equipe de projeto. As comunicações garantem o bom fluxo de informações sobre o projeto, seja entre pessoas ou sistemas. O gerenciamento de riscos trata dos processos para identificar, analisar, responder e monitorar os riscos envolvidos no projeto. Por fim, as aquisições incluem os processos para comprar ou adquirir produtos ou serviços necessários fora da equipe de projeto para realizar o trabalho.