A
gerência de custos em projetos define os processos necessários para assegurar
que um determinado projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado.
Portando, fica claro a partir dessa definição que todo projeto deve ser sempre
executado sob um orçamento aprovado e limitado. Os processos envolvidos na gestão de custos são:
planejamento de recursos, estimativa, orçamentação e controle de custos.
O planejamento de recursos implica
em determinar quais recursos físicos (pessoas, equipamentos e materiais) são
necessários, em que quantidades devem ser utilizados e quando serão necessários
para a realização do projeto. Resulta-se a lista de recursos alocados em cada
item da estrutura analítica do trabalho.
As estimativas desenvolvem os custos
dos recursos necessários à implementação das atividades do projeto. Nesse
processo são identificadas as alternativas de custos, visando obter a melhor e
mais precisa estimativa de custos possível. O resultado desse processo é o
custo de cada elemento da estrutura analítica de trabalho e o Plano de Gerenciamento
de Custos do Projeto.
O orçamento aloca as estimativas de
custos globais às atividades individuais de trabalho. Dessa forma,
estabelece-se uma linha base de custos para medir a performance do projeto.
Determina-se o fluxo de caixa do projeto.
Por fim, o controle de custos
controla as mudanças no orçamento do projeto, avaliando os fatores que provocam
as alterações de modo a garantir que as mesmas sejam benéficas. É utilizado o
sistema de controle de mudança de custos que deverá ser previamente definido no
Plano de Gerenciamento de Custos.
Cabe ressaltar, que na grande parte
dos projetos, os três primeiros processos estão tão unidos e interligados que
podem ser vistos como um único processo.
De forma geral, esses são os
processos de gerenciamento de custos especificados por todos os grandes autores
e pelo Guia PMBOK (este não especifica separadamente o processo de
planejamento de recursos).
O poder de influência sobre os
custos de um projeto é sempre maior em seu início, quando ainda estão em
análise, ou seja, não são totalmente conhecidos ou ainda estão negociação. Dessa
forma, confirma-se o papel importante do gerenciamento de custos no
planejamento e na definição dos pacotes de trabalho do projeto, pois é o
responsável por fornecer dados e informações para empresa tomar decisões, sendo
a viabilidade econômica um dos fatores para a seleção de investimentos que
serão feitos em projetos. A coleta, processamento e a produção de informações
precisas sobre custos contribuem para o processo de melhoria contínua e o
sucesso dos projetos atuais e futuros.
Toda a equipe financeira que está elaborando
o orçamento de um projeto deve conhecer os custos que irão incorrer no projeto.
Dessa forma, serão determinados todos os gastos necessários para a realização
de todas as atividades as atividades de um projeto de acordo com o plano de
gerenciamento. O custo de um projeto é baseado, portanto, no planejamento de
todas as atividades futuras, por uma seqüência lógica e que consomem recursos
ao longo do tempo. Os custos normalmente são expressos em unidade monetária,
entretanto nada impede que possam ser utilizadas outras unidades como
homem-hora, homem-ano, horas de máquinas, etc.
É importante apontar algumas
armadilhas que os responsáveis de projeto devem evitar e que diversas vezes
dificultam o gerenciamento de custos:
- Má interpretação da declaração de
trabalho do projeto (contrato);
- Escopo mal definido ou com omissões;
- Cronograma pobremente definido ou muito
otimista;
- Estrutura analítica de trabalho pouco
detalhada;
- Previsão de recursos inadequada;
- Falha na quantificação de riscos;
- Falha no entendimento e na
contabilização dos diversos tipos de custos;
- Escolha errada das técnicas de
estimativas de custos.
Ainda durante as estimativas de custos é necessário
considerar os custos da organização que gerencia ou executa o projeto. Estes
são definidos segundo os critérios e a metodologia de cada organização e
rateados pelos diversos projetos que são executados. Conclui-se que existem
diversos tipos de custos, gastos e despesas que incorrem sobre os projetos que
devem ser conhecidos.
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