Custos de Projetos

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            Antes de se fazer as estimativas de custos e a orçamentação do projeto é necessário conhecer quais são os tipos de gastos, despesas e investimentos que compõem um orçamento de projeto. Por definição, custo é todo gasto efetuado para a produção de um bem ou serviço até que o referido produto ou serviço esteja disponível para venda ao cliente final. Existem várias formas de custos, sejam eles classificados quanto à alocação ao produto, em relação aos volumes, investimentos, entre outros.

1 Custos Diretos

            Os custos diretos são caracterizados por despesas relacionadas diretamente com a realização do projeto (produção do bem ou serviço). Logo, são diretamente atribuídos ao trabalho do projeto, não necessitando dessa forma de rateios para serem alocados a outros projetos. Alguns exemplos de custos diretos são: salários, horas de trabalho, viagens da equipe do projeto, materiais, compras de peças protótipos, ensaios de validação realizados em fornecedores, programas de informática, treinamentos, entre outros.

2 Custos Indiretos

            Custos indiretos são despesas gerais e gastos incorridos pela empresa em benefício de mais de um projeto. São normalmente custos relativos à manutenção do negócio. Ou seja, não estão diretamente associados a um projeto específico, devendo portanto ser alocados ao orçamento por forma de rateio conforme procedimentos e critérios da organização.

            Os custos indiretos são ainda classificados em quatro grandes categorias:

1. Custos Administrativos;
2. Custos Comerciais;
3. Custos Tributários;
4. Custos Financeiros.

            Os custos administrativos são basicamente os custos de administração de uma empresa. São exemplos: salários da direção, despesas de representação, aluguel de imóveis, energia elétrica, amortização de equipamentos industriais e de prédios, pagamentos de outras áreas administrativas como RH.

            Os custos comerciais são os incorridos na comercialização dos produtos da organização. No caso, por exemplo, de uma indústria automotiva, a propaganda para venda de um novo veículo ou de uma nova versão. Pode ser incluídos nessa categoria: promoção e propaganda, salários de vendedores, assessoria jurídica para contratos, royalties, entre outros.

            Os tributos, impostos, taxas, emolumentos e tarifas são exemplos dos custos tributários, caracterizados por serem decorrentes de disposições legais (leis).

            Já os custos financeiros, segundo se referem ao custos do dinheiro, por exemplo dos juros de um empréstimo tomado para a compra de um equipamento.

            Muitas organizações definem seus custos indiretos através da criação de mapas mensais de custos da administração central da empresa. Esses mapas podem ser mensais, trimestrais ou anuais, conforme procedimento da organização. Numa empresa automotiva por exemplo, os custos indiretos definidos nos mapas não são rateados em projetos e sim, posteriormente, rateados nos produtos que serão vendidos aos clientes. A partir desses mapas, podem ser feitas estimativas de quanto deverá ser rateado para cada projeto. A tabela abaixoexemplifica um mapa trimestral de custos indiretos e a incidência deles em um projeto com um orçamento de R$ 650 mil.

Tabela – Mapa trimestral de custos indiretos e taxa de custos indiretos

Fonte: Adaptação do autor, Barbosa, 2007, p. 19.

3 Custos Variáveis

            Os custos variáveis são caracterizados por dispêndios que se modificam diretamente com a proporção ou quantidade produzida com a carga de trabalho executada, ou seja, são associados diretamente à dimensão do projeto. São exemplos os materiais e suprimentos utilizados em um projeto. A figura abaixo mostra a proporcionalidade dos custos variáveis conforme a quantidade de trabalho no projeto.

Exemplos:

• Matérias-Primas
• Comissões de Vendas
• Insumos produtivos (Água, Energia)

Custo Variável. Fonte: Elaboração do autor.

4 Custos Fixos

            Os custos fixos são aqueles que permanecem constantes e não estão associados à quantidade produzida ou trabalhada no projeto ou para uma dada faixa de volume de projetos. São exemplos o set up inicial de uma máquina, aluguel de um prédio, instalações, etc. Cabe ressaltar que se a amplitude fixada para os projetos for ultrapassada, esses custos fixos podem acabar se tornando variáveis, como por exemplo a necessidade de mais espaço e salas, caso o número de projetos e pessoas aumente. A figura exemplifica o funcionamento dos custos fixos.

Exemplos:

• Limpeza e Conservação
• Aluguéis de Equipamentos e Instalações
• Salários da Administração
• Segurança e Vigilância

Custos Fixos. Fonte: Elaboração do autor.

            Os custos totais do projetos são o somatório das parcelas dos custos fixo e variáveis.

5 Outros Custos

            Existem ainda outras classificações de custos que são caracterizadas por alguns autores. São os custos incorridos (sunk costs) e os custos de oportunidade.

            Os custos incorridos representam custos que não serão mais recuperáveis, ou seja, é um dinheiro que já foi investido em um projeto em todo o ciclo de vida até o momento. Eles não poderão ser recuperados, mas irão entrar na contabilização do custo real do projeto. Caso o projeto seja cancelado, esses custos estarão perdidos.

             Os custos de oportunidade são os custos referentes a desistência de uma organização na seleção de um projeto em detrimento de outro projeto. Ou seja, são aqueles benefícios que poderiam ter sido recebidos pela empresa caso tivesse escolhido um curso alternativo ao invés de outro.

            Existem ainda classificações mais diretas dos custos de projetos. Podem ser detalhados três grandes grupos: custos de recursos humanos, custos administrativos e custos dos recursos.

            Os custos de recursos humanos são basicamente associados ao pessoal de um projeto, incluindo os salários e os benefícios (férias, planos de saúde, etc). Normalmente são custos bem importantes, principalmente projetos que demandam muitas pessoas. Algumas grandes empresas tratam os custos de recursos humanos com taxas específicas, indicando uma média dos salários, taxas e benefícios que certo funcionário possui, dependendo de seu cargo dentro da companhia.

            Os custos administrativos são relacionados aos custos diários que apóiam o trabalho do projeto, como telefonemas, cópias, aluguéis de prédios e salas etc. Não são especificamente custos diretos dos projetos.

            Os custos dos recursos são itens como materiais necessários para tarefas específicas, aluguel ou compra de equipamentos, despesas com viagens, etc. São despesas específicas do projeto. Normalmente a totalidade desses custos são os mais altos do projeto e requerem boas pesquisas e conhecimento das fases para suas estimativas serem feitas produzidas.

            Muitos projetos também possuem grandes investimentos (compra de ativos). Esses investimentos pode ser em construções prediais, instalações industriais e equipamentos, compras de embalagens específicas e ferramentais de produção. Podem ainda ser feitos investimentos em fornecedores, como ocorre principalmente na indústria automotiva, quando para desenvolver componentes e peças, a montadora compra equipamentos para implementar em um fornecedor que irá desenvolver os pedidos do cliente.

Formação de Preços a Partir dos Custos de Produção

 

 

 

 

 

 

 

Orçamentação de Projetos - Métodos de Orçar

Após a finalização dos processos de estimar custos, chega-se então a etapa de elaboração dos orçamentos, que deverão estar alocadas a cada pacote de trabalho conforme a EAP e o cronograma do projeto. Os métodos de orçamentação variam de empresa para empresa, mas todos se utilizam basicamente de planilhas que são preenchidas de acordo com os tipos de despesas.

Orçamento Analítico

O orçamento analítico será compostos por planilhas que conterão a listagem de serviços, produtos, materiais, testes e ensaios, investimentos em ativos, entre outros tipos de despesas. Cada natureza de investimento ou despesa terá uma planilha específica, que deverá conter as informações essenciais, como por exemplo quantidade, custo previsto e quando será utilizado. A tabela a seguir mostra um exemplo de modelo de planilha de serviços. Esse tipo de planilha varia para cada organização, conforme as necessidades de informações.

 

Orçamento Sintético

Após a conclusão de todas as planilhas analíticas de orçamento, o gerente financeiro do projeto deverá sintetizar as informações e construir uma planilha de orçamento resumida, com os devidos códigos de contas atrelados. A tabela exemplifica um modelo de planilha de orçamento sintético plurianual que pode ser utilizado.

 

Linha Base de Custos 

A linha de base dos custos do projeto representa o custo esperado do projeto, ou seja é o orçamento-base dividido nas principais fases de evolução, servindo como uma base de referência para o monitoramento dos desembolsos do projeto. Será utilizado para contrastar as despesas reais do projetos com as despesas do orçamento. 

A linha de base de custos faz parte do plano de gerenciamento de projetos, sendo construída pela soma de todas as linhas previstas na planilha de resumo do orçamento e seu consumo durante o tempo do projeto. Normalmente a linha forma uma curva em S.

Os projetos de grande porte na grande maioria das vezes dispõem de uma curva S para cada pacote de trabalho mais importante. Dessa forma, o gerente de custos do projeto deverá trabalhar com cada subgerente responsável pelos pacotes de trabalho para gerenciar os orçamentos específicos, facilitando assim o monitoramento do desempenho do projetos em seus diferentes aspectos, como investimentos em ativos, despesas de mão de obra ou serviços contratados de terceiros. A figura indica uma curva S que é construída a partir do cronograma e da EAP (WBS) de um projeto qualquer.

O PMBOK complementa sobre a necessidade de um financiamento, total e periódico, que será derivado da linha de base de custos e do fluxo de caixa esperado, conforme a política de endividamento da empresa. Esse financiamento será feito em quantias incrementais não contínuas (em etapas), representado pelos degraus na figura abaixo. Também frequentemente prevê-se margens de segurança, para assegurar um início mais acelerado ou estouro nos custos. O montante de recursos totais necessários serão incluídos na linha base mais a provisão para contingências de orçamento, sendo que essa reserva poderá ser incorporada de forma gradual em cada etapa de financiamento ou financiada quando necessário.

Ainda conforme o Guia PMBOK, as linhas de base de custos e do fluxo de caixa aumentam quando uma parte da reserva para gerenciamento é liberada e consumida. A defasagem entre a linha base e os valores do fluxo de caixa representa a quantidade de reserva de gerenciamento que não foi consumida, conforme mostra a figura.

 

 

Caso hajam mudanças durante o desenvolvimento do projeto, sejam elas de escopo, prazo ou requisitos de qualidade não previstos, todas elas devem ser registradas e analisadas, e caso haja impacto em custos, o plano de gerenciamento de custos deve ser atualizado e posteriormente altera-se a linha de base do projeto.