Após a finalização dos processos de estimar
custos, chega-se então a etapa de elaboração dos orçamentos, que deverão estar
alocadas a cada pacote de trabalho conforme a EAP e o cronograma do projeto. Os
métodos de orçamentação variam de empresa para empresa, mas todos se utilizam
basicamente de planilhas que são preenchidas de acordo com os tipos de
despesas.
Orçamento Analítico
O
orçamento analítico será compostos por planilhas que conterão a listagem de
serviços, produtos, materiais, testes e ensaios, investimentos em ativos, entre
outros tipos de despesas. Cada natureza de investimento ou despesa terá uma
planilha específica, que deverá conter as informações essenciais, como por
exemplo quantidade, custo previsto e quando será utilizado. A tabela a seguir mostra
um exemplo de modelo de planilha de serviços. Esse tipo de planilha varia para
cada organização, conforme as necessidades de informações.
Orçamento Sintético
Após
a conclusão de todas as planilhas analíticas de orçamento, o gerente financeiro
do projeto deverá sintetizar as informações e construir uma planilha de
orçamento resumida, com os devidos códigos de contas atrelados. A tabela exemplifica um modelo de planilha de orçamento sintético plurianual que pode
ser utilizado.
Linha Base de Custos
A linha de base dos custos do projeto representa o custo esperado do projeto, ou seja é o orçamento-base dividido nas principais fases de evolução, servindo como uma base de referência para o monitoramento dos desembolsos do projeto. Será utilizado para contrastar as despesas reais do projetos com as despesas do orçamento.
A linha de base de custos faz parte do plano de gerenciamento de projetos, sendo construída pela soma de todas as linhas previstas na planilha de resumo do orçamento e seu consumo durante o tempo do projeto. Normalmente a linha forma uma curva em S.
Os projetos de grande porte na
grande maioria das vezes dispõem de uma curva S para cada pacote de trabalho
mais importante. Dessa forma, o gerente de custos do projeto deverá trabalhar
com cada subgerente responsável pelos pacotes de trabalho para gerenciar os
orçamentos específicos, facilitando assim o monitoramento do desempenho do
projetos em seus diferentes aspectos, como investimentos em ativos, despesas de
mão de obra ou serviços contratados de terceiros. A figura indica uma curva
S que é construída a partir do cronograma e da EAP (WBS) de um projeto qualquer.
O PMBOK complementa sobre a
necessidade de um financiamento, total e periódico, que será derivado da linha
de base de custos e do fluxo de caixa esperado, conforme a política de
endividamento da empresa. Esse financiamento será feito em quantias
incrementais não contínuas (em etapas), representado pelos degraus na figura abaixo. Também frequentemente prevê-se margens de segurança, para assegurar um
início mais acelerado ou estouro nos custos. O montante de recursos totais
necessários serão incluídos na linha base mais a provisão para contingências de
orçamento, sendo que essa reserva poderá ser incorporada de forma gradual em
cada etapa de financiamento ou financiada quando necessário.
Ainda conforme o Guia PMBOK, as
linhas de base de custos e do fluxo de caixa aumentam quando uma parte da
reserva para gerenciamento é liberada e consumida. A defasagem entre a linha
base e os valores do fluxo de caixa representa a quantidade de reserva de
gerenciamento que não foi consumida, conforme mostra a figura.
Caso hajam mudanças durante o desenvolvimento do
projeto, sejam elas de escopo, prazo ou requisitos de qualidade não previstos,
todas elas devem ser registradas e analisadas, e caso haja impacto em custos, o
plano de gerenciamento de custos deve ser atualizado e posteriormente altera-se
a linha de base do projeto.
