Estimativas de Custos em Projetos - Parte I

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Como Estimar Custos em Projetos

            Existem projetos que apresentam uma economia considerável em seu orçamento. Os stakeholders se vangloriam com os resultados obtidos. Entretanto, uma análise detalhada revela o real motivo dessa economia: as estimativas e o orçamento continham a famosa “gordura”, ou seja, o projeto tinha um orçamento superior ao necessário.

            As estimativas de custos com “gordura” são um tipo de problema muito comum nos projetos. Além de poder inviabilizar projetos na fase de sua escolha, visto a preparação de orçamentos muito altos, podem também causar a não maximização de recursos dentro da empresa, contribuindo para futuros problemas de caixa.

            Essa pequena introdução mostra como é necessário utilizar uma abordagem rigorosa, disciplinada e de preferência científica às estimativas de custos, evitando-se assim desvios excessivos, sejam para cima ou para baixo.

            A estimativa de custos envolve o desenvolvimento de uma aproximação dos custos dos recursos necessários para terminar cada atividade do cronograma do projeto. De forma geral, as empresas têm procedimentos e critérios específicos para apuração desses custos. As informações sobre projetos anteriores ou produtos similares são bastante utilizadas. A experiência dos membros da equipe é também uma importante fonte de consulta, assim como as propostas e consulta a fornecedores que têm conhecimento maior sobre assunto específico.

            Algumas empresas possuem bancos de dados onde podem ser pesquisadas informações sobre custos de recursos humanos, materiais e equipamentos. Alguns desses bancos chegam mesmo a simular algumas estimativas a partir das entradas de duração e pacotes de trabalho.

            É necessário também sempre tomar em conta os riscos associados às estimativas de custos. Ou seja, podem ocorrer variações no cronograma que devem estar, de certa forma, provisionadas pela equipe de projeto. Há ainda outro tipo de custo que deve ser bem estimado: o custo da qualidade. São os custos necessários à prevenção da não-conformidade e o não-atendimento dos requisitos esperados do produto ou serviço.

O Uso da EAP nas Estimativas

            A prática mais comum para preparação das estimativas de custos é através do uso da EAP – estrutura analítica do projeto. A partir dessa ferramenta de gerenciamento de projetos é possível identificar, estimar e atribuir custos para cada elemento do projeto. A EAP, portanto, é a base de controle e planejamento do projeto, subdividindo um grande projeto em tarefas menores, chamadas de pacotes de trabalho. A EAP organiza e define o escopo total do projeto, subdividindo o trabalho em partes menores e mais facilmente gerenciáveis.

            A criação de pacotes de trabalho detalhados permite identificar os responsáveis pela execução das tarefas, os meios (equipamentos e materiais) necessários, o esforço e o tempo previsto. Dessa forma, permite-se ter um nível bem correto das estimativas, que serão agrupadas nos níveis mais altos até se ter o nível maior da estimativa.

            A figura abaixo exemplifica um certo projeto e suas fases principais, mostrando como as mesmas podem estar fracionadas em subfases menores. A partir dessa análise é possível estimar e prever os custos para cada pacote de trabalho, juntamente ao cronograma do projeto.

Exemplo de EAP.

            Todas as atividades que são mostradas na EAP e posteriormente no cronograma do projeto tem custo específico, sejam eles os custos diretos como mão-de-obra, materiais, equipamentos, serviços e instalações, assim como provisões e contingências relativas ao riscos. Custos baseados em eventos também deverão ser estimados. Normalmente esses eventos são designados por marcos em cronogramas. Aproveitando-se do cronograma previsto, poderá se ter a correta noção de quando cada despesa será desembolsada pela organização.

Técnicas de Estimativas de Custos

            Existem diversas técnicas e modelos para estimar projetos. Todos têm características comuns e outras diferentes, tornando-as possíveis de utilização. Cada projeto, por sua natureza ou produto desejado, irá determinar a melhor forma de estimar os custos.

            Um projeto automobilístico, uma construção civil ou industrial, um projeto de TI, qualquer que seja o projeto, é necessário sempre basear as estimativas em informações existentes. Dessa forma, qualquer que seja a magnitude ou complexidade do projeto, será feita a escolha do método de estimativa e o grau de precisão necessário. De certa forma, chegar-se-á a conclusão que a forma ideal de estimar é a utilização de todas as metodologias em conjunto.

            Existem duas grandes classificações, com as subdivisões de técnicas internas: estimativas top-down (análoga, por ordem de grandeza, paramétrica) e estimativas bottom-up. A primeira parte da premissa que não existem grandes informações e documentos detalhados do projeto e a estimativa é feita do topo para os níveis mais baixos, ou seja, define-se o valor total para se chegar aos níveis intermediários e menores. A bottom-up parte dos níveis mais baixos de pacotes de trabalho e os agrega até se estimar o custos total do projeto. Em síntese, as técnicas top-down são menos precisas e feitas com menor esforço. A figura indica como funcionam as duas classificações sobre uma EAP.

Precisão das Técnicas de Estimativa de Custos.

            Atualmente a maioria dos softwares de gerenciamento de projetos possuem campos que permitem colocar as estimativas de custos para as atividades listadas no cronograma. O programa fará o cálculo do custo total automaticamente.

            A técnica de estimar por vezes é muito subjetiva, principalmente devido a falta de informações e dados inconsistentes. Existem formas de tentar evitar que essa falta de dados possa provocar um cálculo inconsistente e possa comprometer futuramente o projeto: perguntar e entrevistar especialistas e utilizar a informação de fornecedores. Normalmente existem, dentro da equipe que desenvolverá ou projeto ou mesmo dentro da organização, profissionais com grande capacidade e conhecimento sobre assuntos e atividades específicas do projeto. Eles podem ajudar a equipe de custos e a empresa a estimar os valores de pacotes de trabalho de forma mais rápida e direta. Em relação aos fornecedores, normalmente os mesmo têm uma boa relação com os clientes e sempre disponibilizam informações solicitadas. Como muitas organizações terceirizam etapas e compras nos projetos, os fornecedores vão se mostrar interessados em passar informações e disponibilizar preços. É importante ter atenção no comparativo das propostas de fornecedores para se fazer estimativas, pois todos devem estar na mesma base (compreensão, premissas, prazos), evitando-se assim grandes disparidades.

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