1. Orçamentação de Projetos
A orçamentação é a composição de uma
lista com todos os custos que foram estimados como necessários para a
realização de um projeto, ou seja, é a alocação dos recursos financeiros às
atividades previstas no escopo e cronograma estabelecidos. Define-se a partir
do orçamento uma linha base dos custos totais para monitoramento e medição do
desempenho do projeto. O orçamento é então a base para controlar as despesas e
comparar os recursos realmente gastos nas atividades do projeto com as estimativas
anteriormente fornecidas.
Os custos que foram estimados serão
agrupados de forma a facilitar a compreensão e deixar claro onde foram alocados
e quando será utilizado o dinheiro previsto. Conforme mostra a figura abaixo (Vargas - 2005), o custo total será subdividido nos principais pacotes de trabalho. Essa
subdivisão também deve ser feita sobre as contas de controle e produtos
intermediários (entregas) ao longo do cronograma do projeto. Assim, será criado
um cronograma financeiro, que será a referência para acompanhar o
desenvolvimento financeiro do projeto.
Fonte:
Vargas, 2003, p. 46.
A estimação dos custos de pacotes de
trabalho será feita logo após a definição do escopo e a elaboração do
cronograma do projeto, definindo dessa forma os recursos associados para
realização das atividades. Esses custos de pacotes deverão ser em seguida
atrelados à uma conta de controle correspondente. Surgirá então o orçamento
técnico, sem as reservas de contingência, que será a soma de todos os custos
dessas contas. Adiciona-se posteriormente uma linha específica às reservas,
destinadas ao plano de contenção de riscos. A próxima figura indica a seqüência
recomendada para elaboração dos diferentes níveis do orçamento de um projeto.
Orçamento de Custos
Fonte:
PMP Exam Prep – Rita Malcuhy, PMP, 2005.
2. O Processo de Orçar
O processo de orçamentação é bem
semelhante ao de identificação dos requisitos de recursos e ao de criação do
cronograma do projeto. Os gerentes financeiros e de projetos devem revisar
todos os documentos de planejamento, listar os materiais, serviços, produtos e
recursos necessários, estimar seus custos e por fim solicitar a aprovação do
orçamento. Podemos listar, dessa forma, seis passos essenciais para
realizar o processo de criação de orçamentos:
1. Revise
os documentos de planejamento;
2. Defina
estimativas de custos e integre-as ao cronograma do projeto;
3. Submeta
o orçamento à aprovação do patrocinador e do comitê do projeto;
4. Comunique
a aprovação do orçamento aos integrantes da equipe e aos stakeholders apropriados;
5. Atribua
o código de contas aos elementos da EAP, se isso ainda não tiver sido feito;
6. Arquive
o orçamento no caderno do projeto.
A finalização do orçamento é
concluída após ser dada a aprovação do mesmo pelos executivos da organização e
clientes do projeto. É importante ressaltar que pelo menos três conferências
das estimativas devem ser realizadas, por toda equipe do projeto. Dessa forma,
pode-se obter a melhor precisão possível e evitar futuras incoerências e
infelicidades durante o desenvolvimento do projeto. Outra situação a ser
observada é que dificilmente um orçamento sofre um adicional de dinheiro depois
que é submetido e aprovado, caso não haja mudanças de escopo ou outras. Ou
seja, o gerente de um projeto vai ter que seguir durante os meses ou anos de
projeto com o orçamento que foi aprovado. Por isso, é muito importante ter a
máxima certeza possível que as estimativas foram bem analisadas.
>>> No próximo tópico, entraremos nos detalhes de cada Método de Orçamentação.
