O que é um Projeto
Hoje vamos orientar a todos sobre alguns conceitos básicos de Gerenciamento de Projetos. Inicialmente, vou mencionar as palavras do grande autor Ricardo Vargas sobre a definição de um projeto (Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos):
“Projeto
é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e
lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo
claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros
pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade.”
A
definição de temporário se dá pois um projeto deve ter início e final definidos
(ciclo de vida), ou seja, seu objetivo deve ser realizado a um determinado
tempo. A decisão se o projeto está concluído ou não será feita comparando-se os
objetivos e as entregas definidas em seu início, no plano de projeto.
Os projetos também devem dar origem
a serviços ou produtos novos e exclusivos, não produzidos anteriormente. A
singularidade é característica fundamental das entregas do projeto. Cabe
ressaltar porém que podem haver elementos repetitivos durante a execução do
projeto.
Outra característica fundamental do
gerenciamento de projetos, segundo o PMBOK, é a elaboração progressiva. Um
projeto deve ser sempre desenvolvido em etapas cuidadosamente organizadas e
coordenadas, com encadeamento lógico. Dessa forma, as metas e resultados
esperados de cada fase devem estar bem evidenciados, permitindo o acompanhamento
e controle precisos.
Após a identificação dos conceitos
citados anteriormente, pode-se ter uma visão clara das diferenças entre um
projeto e operações contínuas. Apesar de compartilharem semelhanças como a
realização por pessoas e as fases de planejamento, execução e controle, um
projeto se diferencia das operações devido sua temporariedade e exclusividade.
As operações, portanto, são cotidianas, contínuas e repetitivas. Além disso, um
projeto tem um objetivo determinado, que ao ser alcançado finaliza suas
atividades. As operações contínuas têm o objetivo de manter o negócio. A tabela
abaixo fornece um comparativo de características entre projetos e operações
contínuas:
Tabela 1 – Projetos versus operações contínuas
PROJETOS
|
OPERAÇÕES CONTÍNUAS
|
Início
e fim definidos
|
Sem
início e fim definidos
|
Temporário
por natureza
|
Contínuo
|
Produz
um só produto ou serviço
|
Produz
o mesmo produto ou serviço ininterruptamente
|
Os
recursos são exclusivamente para o projeto
|
Os
recursos são exclusivos das operações
|
O
encerramento é definido por critérios específicos
|
Os
processos não são encerrados
|
As características exclusivas e
fundamentais dos projetos mostram a real necessidade de haver uma forma
específica de trabalhar. Ou seja, é necessário que a organização ou empresa
defina uma forma de gerenciar seus projetos. São necessárias a aplicação do conhecimento, ferramentas,
técnicas e métodos para atender aos requisitos do projeto e a satisfação do
cliente, por meio de planejamento, execução, monitoração e controle dos
resultados. O Guia PMBOK define que gerenciar um projeto inclui:
- Identificação das atividades;
- Estabelecimento de objetivos claros e
alcançáveis;
- Balanceamento das demandas conflitantes
de qualidade, escopo, tempo e custo;
- Adaptação das especificações, dos planos
e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas
partes interessadas.
Os Processos de um Projeto
Todos os projetos, sejam de qual
natureza forem, possuem sempre cinco grupos de processos (fases) dentro do
gerenciamento de projetos: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e
Encerramento. Essas fases caracterizam o ciclo de vida de um projeto, que nada
mais é do que a reunião de todas as fases reunidas do início ao fim. A
transição entre cada fase do projeto permite a verificação se o projeto está
progredindo conforme o planejado. Dentro de cada fase, definem-se as principais
atividades a serem realizadas e as suas entregas necessárias, sendo os
resultados insumos para o grupo de processos seguinte. Essas atividades e
entregas são sempre integradas, de uma fase para outra, portanto o os processos
de gerenciamento funcionam de certa forma como um ciclo PDCA (planejar, fazer,
verificar, agir). A figura mostra a complexidade de um projeto representada sobre
um ciclo PDCA elaborado e expandido, conforme Guia PMBOK:
Figura
1 – Mapeamento entre os grupos de
processos de gerenciamento de projetos e o ciclo PDCA.
O processo de Iniciação é o primeiro
grupo, sendo o ponto de encomenda, aprovação e iniciação do projeto. A
organização verifica determinadas necessidades, define quais projetos a
executar, empenha os recursos e define as melhores formas de condução para um
projeto escolhido. As principais atividades dessa etapa são:
- Definir as metas principais do projeto;
- Definir critérios de seleção do projeto;
- Nomear o gerente do projeto;
- Redigir o termo de abertura do projeto;
- Obter a liberação do termo de abertura.
A segunda etapa de um projeto é o
processo de Planejamento. Os planos de projeto são documentados, as entregas e
os requisitos são definidos, é elaborado o orçamento do projeto e criado o seu
cronograma. De forma geral, aqui se define a todos os envolvidos do projeto
para onde irão e como chegarão ao objetivo. Portanto, planejam-se todas as
ações necessárias para atingir o escopo. Abaixo seguem algumas das atividades
principais da etapa:
- Definir as entregas do projeto;
- Redigir e publicar uma declaração de
escopo;
- Definir as atividades, os recursos
necessários, as estimativas do projeto e o orçamento do projeto;
- Elaborar um cronograma.
O processo de Execução, segundo o Guia
PMBOK, integra as pessoas e os outros recursos para realizar o plano de
gerenciamento do projeto. As equipes são montadas, as tarefas são atribuídas e
o trabalho é realizado. Nessa etapa a maior parte dos recursos é aplicada e há
o maior consumo do orçamento. Vargas sintetiza como a fase na qual se
materializa tudo aquilo que foi planejado. Abaixo, algumas atividades
fundamentais:
- Criar, dirigir e chefiar a equipe de
projeto;
- Realizar reuniões e fornecer informações
do projeto;
- Gerenciar o progresso do projeto;
- Implantar procedimentos de garantia da
qualidade.
O processo de Monitoramento e
Controle é quarta etapa fundamental do gerenciamento de projetos. É medido e
monitorado o progresso e o desempenho do projeto para garantir não haver
desvios em relação aos resultados esperados no plano do projeto. Dessa forma,
podem ser aplicadas mudanças e ações corretivas para alinhar o os resultados
com os objetivos. Algumas ações a serem realizadas nessa fase:
- Comparar o desempenho com o plano;
- Tomar providências corretivas ao visualizar
desvios e avaliar a eficácia das ações;
- Garantir que o progresso do projeto
continue segundo o planejamento;
- Examinar e implantar a solicitação de
mudanças.
A última fase de um projeto é o
Fechamento ou Encerramento, na qual se formaliza a aceitação do produto,
serviço ou resultado e são documentadas as lições aprendidas e os registros do
projeto. Algumas ações principais da etapa são:
- Obter a aceitação das entregas do
projeto;
- Arquivas registros do projeto e documentar
as lições aprendidas;
- Formalizar o encerramento do projeto e
liberar os recursos.
O importante é ressaltar que existe
uma total interação entre todas as etapas de um projeto e que algumas das
etapas por certas vezes se repetem. A Figura 2 mostra essa interação,
caracterizando como os insumos e resultados influenciam em cada etapa anterior
ou posterior.
Figura
2 – Grupo de processos de gerenciamento
de projetos
Áreas de Conhecimento
Um pequeno resumo sobre as áreas de
conhecimento é válido para a introdução ao Gerenciamento de Custos. O Guia PMBOK
define nove áreas de conhecimento no gerenciamento de projetos: escopo, tempo,
custo, qualidade, recursos humanos, risco, comunicações, aquisições e
integração. Todas essas áreas são interligadas e um projeto somente atinge seu
sucesso quando o quebra-cabeça dessas interações é montado perfeitamente. A figura
ilustra o quebra-cabeça de áreas envolvidas em um projeto.
Figura
3 – Áreas de Conhecimento em Projetos
O gerenciamento da integração é
responsável por identificar, definir e coordenar os diversos processos de
gerenciamento dentro de cada grupo.
Existem as quatros grandes áreas definidas como as principais restrições
em projetos: tempo (processos necessários para que o projeto termine no prazo
definido), escopo (definição e controle dos processos necessários para garantir
que todo o trabalho seja executado), qualidade (processos para satisfazer as
necessidades de todos clientes envolvidos no projeto) e custo (processos de
planejamento, estimativas, orçamentação e controle de custos).
As outras áreas também são de
fundamental importância e complementam as áreas anteriores. Os recursos humanos tratam dos processos para
organizar e gerenciar a equipe de projeto. As comunicações garantem o bom fluxo
de informações sobre o projeto, seja entre pessoas ou sistemas. O gerenciamento
de riscos trata dos processos para identificar, analisar, responder e monitorar
os riscos envolvidos no projeto. Por fim, as aquisições incluem os processos
para comprar ou adquirir produtos ou serviços necessários fora da equipe de
projeto para realizar o trabalho.
